Posiadająca wieloletnie doświadczenie w organizacji i optymalizacji procesów administracyjnych w placówkach klasy premium. W Klinice Słowiańskiej odpowiada za operacyjne zarządzanie recepcją, standaryzację ścieżki pacjenta oraz koordynację działań wspierających płynne funkcjonowanie kliniki. Jej rola obejmuje nie tylko bieżącą organizację pracy recepcji, ale również nadzór nad jakością kontaktu pacjenta z placówką oraz czuwanie nad spójnością komunikacji z zespołem medycznym.
W codziennej praktyce Wioletta Kaźmierczak zajmuje się wieloetapową obsługą pacjentów – od pierwszego kontaktu telefonicznego, przez rejestrację, prowadzenie korespondencji, potwierdzanie wizyt, aż po koordynację przepływu informacji między pacjentem a lekarzem lub kosmetologiem. Odpowiada również za aktualizację grafików, kontrolę poprawności danych, rejestrację dokumentów oraz dbałość o wysoką kulturę organizacyjną w punkcie pierwszego kontaktu. Wspiera procesy związane z ochroną danych osobowych i bezpieczeństwem dokumentacji medycznej, pracując w oparciu o standardy zgodne z wymogami prawa medycznego i procedur RODO.
W zakresie zarządzania jakością Wioletta Kaźmierczak posiada specjalistyczne przygotowanie i doświadczenie w projektowaniu, wdrażaniu i doskonaleniu systemów zgodnych z międzynarodowymi normami – w tym ISO 9001 oraz branżowymi standardami akredytacyjnymi dla placówek ochrony zdrowia. Ukończyła certyfikowane szkolenie dla audytorów wewnętrznych systemów zarządzania jakością, co pozwala jej skutecznie przeprowadzać przeglądy procedur, identyfikować obszary niezgodności i wdrażać usprawnienia w obrębie procesów obsługowych i administracyjnych. W codziennej pracy łączy znajomość narzędzi analitycznych z praktycznym podejściem do organizacji recepcji, wdrażając rozwiązania zwiększające transparentność, spójność i efektywność działań kliniki.
Współpracując z personelem medycznym i partnerami zewnętrznymi, Wioletta nadzoruje jakość świadczonych usług pomocniczych, takich jak dostawy materiałów eksploatacyjnych, funkcjonowanie infolinii, obsługa płatności i systemy elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR). Z powodzeniem wdraża procedury ułatwiające codzienną obsługę pacjenta oraz czuwa nad terminowością, transparentnością i jakością komunikacji – tak wewnętrznej, jak i zewnętrznej.
Nieustannie rozwija swoje kwalifikacje, regularnie uczestnicząc w szkoleniach z zakresu zarządzania recepcją medyczną, systemów EHR, psychologii komunikacji, zarządzania jakością i ochrony danych. Posiada praktyczne doświadczenie we wdrażaniu i utrzymywaniu standardów profesjonalnej obsługi klienta, opartych na modelach takich jak Service Excellence, Patient Experience Management (PXM) czy Patient-Centered Care. W pracy kieruje się zasadami obsługi klasy hospitality – stosując personalizację, uprzedzając potrzeby pacjenta i dbając o jego komfort, prywatność oraz poczucie zaopiekowania. Codziennie dąży do maksymalnej spójności operacyjnej, skrócenia czasu obsługi i utrzymania wysokiego poziomu zadowolenia pacjentów – zgodnie z filozofią Kliniki Słowiańskiej, która opiera się na jakości, dostępności i szacunku wobec każdego człowieka.
